leestijd3 minuten
AI Notulen draait ook dit vergaderseizoen weer op volle toeren. Ondertussen werken we achter de schermen al aan Notulen 3.0, waarbij we kijken naar nieuwe manieren om nog meer tijdrovende werkzaamheden te automatiseren. We hebben inmiddels een mooie lijst met verbeteringen verzameld, maar staan altijd open voor nieuwe ideeën uit de praktijk. Mis je een functionaliteit of heb je een proces dat veel tijd kost? Laat het ons vooral weten.
Slimmere kwaliteitscontrole over agendapunten heen
We controleren notulen nu met een extra AI-analyse over het volledige verslag. Deze nalees-assistent helpt om sneller inconsistenties, dubbele besluiten, dubbele actiepunten en ontbrekende namen te herkennen.
Zo leveren we nog completere en consistentere notulen op.
Betere naamherkenning bij online vergaderingen
Bij online vergaderingen herkennen we deelnemers nu nauwkeuriger, ook wanneer zij niet op de officiële presentielijst staan.
Daarnaast zetten we weergavenamen automatisch om naar nette namen. Hierdoor komen er minder lege plekken en onjuiste naamvermeldingen in de notulen voor.
Waar we momenteel aan werken
- Behandelaar actiepunt – bestuursleden: Binnenkort is het mogelijk om bij een actiepunt een behandelaar vanuit de VvE zelf te selecteren. Denk aan de penningmeester of een bepaalde commissie.
- E-mailadressen bestuur direct beschikbaar in de Bestuursreview: Binnenkort worden e-mailadressen van bestuursleden automatisch uit TwinQ opgehaald bij het starten van een bestuursreview. Zo hoef je deze niet meer handmatig te kopiëren en plakken.
Slimmer werken met AI Notulen
Benieuwd hoe AI Notulen in de praktijk werken? Ontdek in de klantcase van VvE Compleet hoe AI Notulen vergaderverslagen sneller beschikbaar maken en direct verwerken in TwinQ.
Tip: besluitvoorstellen goed instellen in TwinQ
Graag geven we wat extra uitleg over het gebruik van besluitvoorstellen in TwinQ. Met besluitvoorstellen bepaal je zelf welke tekst in de notulen wordt opgenomen wanneer een voorstel wordt aangenomen of afgewezen.
Het is belangrijk dat deze besluitvoorstellen op de juiste plek in TwinQ zijn ingesteld. Alleen besluitvoorstellen die daar zijn vastgelegd, kunnen automatisch worden verwerkt in de notulen.
Je vindt de besluitteksten in TwinQ via:
Administratief → Agendabibliotheek → Selecteer het juiste agendasjabloon → Besluitvoorstel → Besluiten → Tekst besluit
Alleen de scenario’s aangenomen en afgewezen worden gebruikt.
Tijdens de voorbereiding van een vergadering kun je de besluitvoorstellen per vergadering aanpassen. Zo zorg je ervoor dat de voorstellen goed aansluiten op de onderwerpen die daadwerkelijk worden besproken.
Door dit vooraf te controleren, voorkom je dat er achteraf onnodig besluiten moeten worden verwijderd of aangepast in TwinQ AI.
Tot slot
Met deze verbeteringen worden AI Notulen steeds nauwkeuriger en beter afgestemd op de praktijk van VvE-vergaderingen. Door betere kwaliteitscontrole, verbeterde naamherkenning en slimmer gebruik van besluitvoorstellen helpen AI Notulen om vergaderverslagen sneller, vollediger en consistenter op te leveren.
Aan de slag met AI Notulen?
Wil je vergaderverslagen sneller, vollediger en consistenter opleveren? Bekijk wat TwinQ AI voor jouw organisatie kan betekenen en vraag vrijblijvend een offerte aan.
