leestijd3 minuten
In gesprek met TwinQ-klantencoaches Edwin Hamelink en Birgit Coertjens over trends, uitdagingen en de voordelen van vroegtijdig plannen bij jaarovergangen
Jaarovergangen zorgen jaarlijks voor een piek in de werkdruk van VvE-beheerders. Toch blijkt uit de praktijk dat met de juiste voorbereiding deze stress en piekmomenten te vermijden zijn. Door het proces anders in te richten en vooruit te werken, kunnen beheerders meer grip krijgen op hun werkdruk én de kwaliteit van dienstverlening verbeteren. In een gesprek met Edwin en Birgit kwamen recente inzichten en concrete tips aan bod.
De jaarovergang: van reactief naar proactief werken
In de praktijk wordt de begroting in het VvE-beheer vaak pas na de jaarwisseling vastgesteld. Hierdoor gaat een eventuele verhoging van de bijdragen meestal met terugwerkende kracht in. Edwin, die al meer dan 20 jaar werkt bij TwinQ, ziet echter een duidelijke verschuiving: “Steeds vaker zie je dat beheerders in de voorjaarsvergadering niet alleen het huidige jaar bespreken, maar ook alvast de begroting voor het komende jaar vaststellen. Dat voorkomt verrassingen en zorgt voor rust bij de leden.”
Het vraagt volgens Edwin wel om een bewuste keuze van de beheerder om dit in het werkproces op te nemen. “Je moet durven uitleggen waarom je het nu al doet. De argumenten zijn er: duidelijkheid voor de eigenaar, voorspelbaarheid van bijdragen, minder kans op fouten.”
Minder stress in januari begint in het voorjaar
Birgit, die sinds zes jaar actief is als klantencoach, ziet dat deze aanpak ook op operationeel niveau veel oplevert. “We merken echt verschil bij beheerders die hun werkzaamheden gedurende het jaar spreiden. Zo voorkom je dat in december en januari alles tegelijk moet gebeuren: jaarrekeningen opstellen, begrotingen maken en nieuwe boekjaren activeren.”
Volgens Birgit is het vooral een kwestie van gewoonte en bewustwording. “Zeker bij nieuwe of jongere beheerders zien we dat ze sneller openstaan voor deze werkwijze. Ze gebruiken onze tools actiever en zien het nut van plannen op de lange termijn.”
Een doorlopend proces in plaats van een jaarlijks piekmoment
Een belangrijke boodschap uit het gesprek is dat het beheer van een VvE geen jaarlijks sprintmoment is, maar een continu proces. “Als je op 2 januari klaar wil zijn om bijdragen te innen, moet je niet op 1 januari nog alles gaan inrichten,” legt Edwin uit. “Zie het als een lopend proces waarbij je het hele jaar al in het voorjaar voorbereidt. Dan maakt het moment waarop je start, of dat nu 2 januari of 2 april is, eigenlijk niet meer uit.”
Administratie bijhouden voorkomt correcties
Een goed bijgehouden financiële administratie door het jaar heen versterkt deze aanpak. Een praktische en haalbare stap is om in het najaar – wanneer het over het algemeen rustiger is binnen het VvE-beheer – de boekingen en facturen van het lopende jaar te controleren. Dit voorkomt dat in januari al het werk moet worden gedaan. Het levert overzicht op, verlaagt de kans op fouten en maakt de jaarafsluiting meer voorspelbaar. Voor veel beheerders is het de combinatie van vooruit plannen én zorgvuldig bijhouden die zorgt voor rust en controle tijdens de jaarovergang.
Conclusie: grip op processen geeft rust
De inzichten uit dit gesprek maken duidelijk dat een gestructureerde aanpak van het jaarovergangsproces niet alleen zorgt voor minder stress, maar ook bijdraagt aan betere dienstverlening richting VvE-leden. Door het proces naar voren te halen, fouten tijdig te signaleren en administratieve rust te creëren, ontstaat er ruimte voor kwaliteit en continuïteit.
Zoals Edwin het samenvat: “Vooruitdenken is geen luxe, maar een sleutel tot rust en kwaliteit.”
