E-mail Agent: sneller en slimmer e-mails verwerken binnen TwinQ AI

Slimmere conceptantwoorden

De E-mail Agent stelt nu ook conceptantwoorden op voor onderhouds- en schadeverzoeken. Hierdoor kun je meer e-mails sneller afhandelen met minder handmatig werk.

De agent helpt bij het opstellen van een passend antwoord, zodat je niet telkens vanaf nul hoeft te beginnen. Jij houdt de controle: je kunt het concept controleren, aanpassen en daarna zelf versturen.

Facturen direct naar de juiste VvE

Facturen worden automatisch doorgestuurd naar het juiste VvE-specifieke factuuradres. Dat voorkomt uitzoekwerk en zorgt ervoor dat facturen sneller op de juiste plek terechtkomen.

Zo wordt de verwerking van facturen overzichtelijker en wordt de kans kleiner dat facturen blijven liggen of handmatig moeten worden doorgestuurd.

Gedeelde inbox koppelen zonder eigen login

Het was al mogelijk om gedeelde inboxes, zoals info@ of vve@, toe te voegen met een eigen login en wachtwoord. Het is nu ook mogelijk om een gedeelde mailbox te koppelen zonder aparte login en wachtwoord.

De functies en instellingen van de E-mail Agent blijven hierbij hetzelfde. Wil je dit gebruiken voor jouw beheerkantoor? Neem dan contact op via support@triple.blue.

Blokkeerlijst voor factuurafzenders

Met de nieuwe blokkeerlijst bepaal je zelf welke afzenders niet automatisch worden doorgestuurd naar je factuurverwerking.

Zo houd je meer controle over welke e-mails wel en niet automatisch worden verwerkt. Dit helpt om ongewenste verwerking van e-mails te voorkomen.

Aparte schrijfstijl per ontvanger

Bij het klaarzetten van concepten herkent de E-mail Agent of een e-mail aan een collega of aan een externe contactpersoon wordt gestuurd. De schrijfstijl wordt daarop aangepast.

Een bericht aan een collega kan bijvoorbeeld praktisch en direct zijn, terwijl e-mails aan bewoners, bestuurders of leveranciers formeler worden geschreven. Je kunt hiervoor zelf aparte schrijfstijlregels instellen voor interne en externe ontvangers.

Waar we momenteel aan werken

Naast de recente verbeteringen werken we aan nieuwe functionaliteiten die de E-mail Agent nog verder ondersteunen bij het afhandelen van e-mails.

• Documenten automatisch als bijlage toevoegen: Binnenkort kan de E-mail Agent automatisch documenten als bijlage toevoegen wanneer hier in een e-mail om wordt gevraagd. Denk aan een splitsingsakte, huishoudelijk reglement of ander VvE-document. Zo hoef je documenten niet meer zelf op te zoeken en toe te voegen.
• Automatisch gebruikersnaam en wachtwoord uitsturen vanuit de E-mail Agent: Binnenkort kan de E-mail Agent automatisch het proces voor het versturen van inloggegevens in TwinQ starten op basis van een inkomende e-mail van bestaande relaties. Hierdoor hoef je inloggegevens niet langer handmatig op te zoeken en te versturen.
• Meldingen automatisch aanmaken in TwinQ: Binnenkort kan de E-mail Agent automatisch meldingen aanmaken in TwinQ. Ontbreekt er nog informatie? Dan stelt de agent eerst de juiste vervolgvragen aan de afzender. Zodra alles compleet is, wordt de melding direct aangemaakt.

Tot slot

Met deze verbeteringen wordt de E-mail Agent steeds beter in het ondersteunen van dagelijkse e-mailprocessen. Door conceptantwoorden slimmer te maken, facturen automatisch door te sturen en beter onderscheid te maken tussen interne en externe communicatie, helpt de E-mail Agent om sneller en consistenter te werken.