Efficiëntie
leestijd 4 minuten
De wereld van VvE-beheer staat onder druk. Nieuwe wet- en regelgeving vraagt om professionele, goed onderbouwde processen. Tegelijkertijd blijft de noodzaak tot efficiënt werken onverminderd groot. Incassoprocessen vormen hierin een gevoelig maar essentieel onderdeel: zij raken direct aan het betalingsgedrag van individuele leden én aan de continuïteit van de VvE als geheel.
Volgens Ard Haan, gerechtsdeurwaarder bij BoitenLuhrs, vraagt dit om samenwerking, heldere communicatie en slimme digitale ondersteuning. “De administratieve last bij achterstallige betalingen is groot,” vertelt hij. “Juist daarom is het van belang dat we als partners – gerechtsdeurwaarder, softwareleverancier en VvE-beheerder – een gestroomlijnd proces realiseren waarbij iedereen zijn rol kent.”
Om die gezamenlijke ambitie te realiseren, is BoitenLuhrs een nauwe samenwerking aangegaan met TwinQ, leverancier van software voor VvE-beheer. Het resultaat is een directe digitale koppeling tussen de incassodienstverlening van BoitenLuhrs en het platform van TwinQ.
“In de praktijk werkt het heel eenvoudig,” legt Ard uit. “Zodra een beheerder ziet dat een lid in betalingsachterstand raakt, wordt dat binnen TwinQ VvE Software gemarkeerd met een ‘code 6’. Vanaf dat moment wordt het dossier automatisch overgedragen aan ons. Wij ontvangen dan alle benodigde informatie om het incassotraject op te starten, inclusief gespecificeerde openstaande termijnen. Betalingen worden real-time verwerkt en relevante updates worden automatisch teruggekoppeld aan het TwinQ-platform.”
Voor de beheerder betekent dit vooral rust en overzicht: geen dubbele administratie, geen losse e-mails of Excel-overzichten, maar één centrale plek van waaruit alles verloopt.
‘Samen creëren we een gestroomlijnd incassoproces waarin iedereen zijn rol kent.’
Hoewel de koppeling staat, is het proces volgens Ard nooit ‘af’. “We blijven optimaliseren. Onze eigen ICT’ers hebben regelmatig contact met TwinQ om wensen vanuit de praktijk te bespreken en technische verbeteringen door te voeren. Dat is geen eenrichtingsverkeer, maar echt een gesprek. We merken dat TwinQ daarin heel proactief is.”
Het is een benadering die kenmerkend is voor hoe BoitenLuhrs naar samenwerking kijkt. Niet als leverancier-klantrelatie, maar als gezamenlijke verantwoordelijkheid. “Uiteindelijk willen we hetzelfde: dat VvE’s goed en professioneel beheerd worden, ook wanneer het financieel even tegenzit.”
‘Eén centrale plek geeft de beheerder rust en overzicht.’
Eén van de eerste VvE-beheerders die gebruikmaakte van deze koppeling is Ektiv VVE Beheer. Zij zagen al vroeg het belang in van een geautomatiseerd en juridisch sluitend incassoproces. “Zij zijn echt koploper geweest,” aldus Ard. Hun ervaringen bieden waardevolle inzichten voor andere beheerders die met soortgelijke vraagstukken worstelen: hoe richt je het proces in, wat levert het op, en welke stappen zijn nodig om dit snel operationeel te krijgen?
Bjorn komt snel bij je langs.
We vertellen je graag alles over onze VvE software. Na een korte introductie laten we je het complete pakket zien en vertellen we je over de kracht van TwinQ. We bespreken o.a.:
En natuurlijk nemen we ook de tijd voor al je vragen omtrent onze VvE Software.
Samenwerken
Efficiëntie