Van Aken VvE Beheer binnen één maand live met TwinQ VvE Software

Voor veel VvE-beheerders vormt een systeemwissel een ingrijpende stap, zeker wanneer de ondersteuning van het huidige pakket stopt. Het moment waarop je moet kiezen voor een nieuwe oplossing, valt vaak in drukke periodes in het beheer. Van Aken VvE Beheer stond voor precies die situatie. Erwin Jacobs vertelt hoe zij de overstap naar TwinQ VvE Software maakten en er bewust voor kozen om snel te schakelen, met als resultaat dat zij binnen één maand volledig operationeel waren.

Een belangrijk argument was de integratie van processen binnen één omgeving. “Het feit dat alles in één pakket zit, gaf voor ons de doorslag. Je voorkomt dat je met meerdere systemen en koppelingen moet werken. Dat zorgt voor overzicht,” aldus Erwin. Daarnaast speelde ervaring een rol. Een aantal teamleden was al bekend met TwinQ VvE Software. Daardoor ontstond vertrouwen dat de overstap niet alleen inhoudelijk passend was, maar ook uitvoerbaar binnen een korte termijn.

Implementeren zonder uitstel

De implementatie vond plaats in december, een periode waarin VvE-beheerders zich normaal gesproken richten op afronding van het jaar en voorbereiding op het nieuwe boekjaar. Juist in die context kan een systeemwissel als complex en risicovol worden gezien.

Toch koos Van Aken VvE Beheer ervoor om niet te wachten en direct door te pakken. “We wilden voorkomen dat we in twee systemen tegelijk moesten werken. Dan is het beter om één duidelijke keuze te maken en door te pakken,” licht Erwin toe. Deze aanpak vroeg om focus en duidelijke prioriteiten, maar zorgde er tegelijkertijd voor dat er geen langdurige overgangsfase ontstond.

Binnen één maand operationeel

Vanaf het begin werd toegewerkt naar een helder doel: per 1 januari volledig werken in TwinQ VvE Software. Dat betekende dat de implementatie in korte tijd moest plaatsvinden, zonder dat de dagelijkse werkzaamheden stil kwamen te liggen.

In de praktijk betekende dit dat in december de basis werd ingericht, gegevens werden overgezet waar mogelijk en processen direct werden opgezet in TwinQ VvE Software. Daarbij werd bewust gekozen voor een pragmatische aanpak: eerst zorgen dat de basis klopt, en daarna verder verfijnen. Deze manier van werken maakte het mogelijk om snelheid te combineren met controle, zonder dat het geheel onoverzichtelijk werd.

Overgang zonder stilstand

Tijdens de overgang bleef het dagelijkse werk doorgaan. De jaarafsluiting van het voorgaande jaar werd nog in het oude systeem uitgevoerd, terwijl alle nieuwe werkzaamheden direct in TwinQ VvE Software werden opgepakt. Dit zorgde tijdelijk voor een parallelle werkwijze, maar voorkwam dat nieuwe administratie nog in het oude systeem opgebouwd moest worden. Daarmee ontstond een duidelijke scheiding tussen oud en nieuw, wat bijdroeg aan overzicht en rust.

Werken in de praktijk: direct merkbaar verschil

Na de livegang werden de voordelen van TwinQ VvE Software al snel zichtbaar in de dagelijkse praktijk. Met name administratieve processen en documentstromen verliepen efficiënter dan voorheen. “Je merkt het meteen in de dagelijkse werkzaamheden. Dingen zoals facturen verwerken of documenten opstellen gaan eenvoudiger en sneller,” geeft Erwin aan.

Doordat alle onderdelen binnen één systeem samenkomen, kunnen medewerkers eenvoudiger schakelen tussen financiële, technische en administratieve taken. Dit draagt bij aan een consistente werkwijze binnen het team.

Ondersteuning en samenwerking

Tijdens de implementatie werkte Van Aken VvE Beheer samen met een klantcoach. Samen konden ze snel stappen zetten en keuzes maken in de inrichting van TwinQ VvE Software. Die samenwerking zorgde ervoor dat het tempo behouden bleef, zonder dat er onduidelijkheid ontstond. Ook na de livegang bleef ondersteuning beschikbaar om processen verder te optimaliseren en het gebruik van het systeem verder uit te bouwen.

Resultaat: snelheid als onderdeel van de oplossing

De ervaring van Van Aken VvE Beheer laat zien dat een systeemwissel niet per definitie langdurig of complex hoeft te zijn. Juist door een duidelijke keuze te maken en gericht toe te werken naar een concrete livegang, kan snel een werkbare situatie ontstaan. De snelheid van implementatie bleek daarmee geen risico, maar juist een belangrijke succesfactor in de overgang.

“We hebben geen moment spijt gehad. Juist doordat we snel zijn overgestapt, hebben we nu overzicht en rust in onze processen,” sluit Erwin af.

Conclusie

Voor VvE-beheerders die worden geconfronteerd met het einde van de ondersteuning van hun huidige software, kan een overstap voelen als een grote stap. De praktijk bij Van Aken VvE Beheer laat zien dat het mogelijk is om die stap beheerst én snel te zetten.

Door te kiezen voor TwinQ VvE Software en te werken vanuit een duidelijke planning, ontstaat binnen korte tijd een stabiele basis. Niet door alles in één keer perfect te willen doen, maar door te zorgen dat de kern staat en van daaruit verder te bouwen.