Efficiëntie
leestijd5 minuten
BMA Harderwijk is een familiebedrijf dat zich richt op het beheer van verenigingen van eigenaren (VvE’s) in de regio Harderwijk, Ermelo en Nunspeet. De organisatie groeit, maar kiest er bewust voor dit met het bestaande team te doen. Door processen binnen TwinQ VvE Software te optimaliseren met behulp van AI-toepassingen van Tripleblue, creëert BMA ruimte om meer VvE’s te bedienen en tegelijkertijd de persoonlijke benadering te behouden.
In deze klantcase vertelt Lars van Ark, die samen met zijn ouders en zus in het familiebedrijf werkt, hoe automatisering bijdraagt aan overzicht, efficiëntie en zorgvuldige dienstverlening.
BMA Harderwijk ziet de vraag naar professioneel VvE-beheer toenemen. Zowel overstappers van grotere beheerders als VvE’s waarvan besturen stoppen, weten het kantoor te vinden. Mond-tot-mondreclame speelt daarin nog altijd een belangrijke rol. Tegelijkertijd blijft de organisatie vasthouden aan beheersbare groei. Het uitgangspunt is helder: eerst processen optimaliseren, daarna pas uitbreiden.
Door TwinQ VvE Software als centrale beheeromgeving optimaal te benutten en AI-toepassingen van Tripleblue te integreren, ontstaat ruimte om meer VvE’s te bedienen zonder concessies te doen aan kwaliteit of bereikbaarheid.
Een belangrijk onderdeel van deze optimalisatie is de inzet van de kennisagent van Tripleblue, geïntegreerd in TwinQ VvE Software. Deze toepassing doorzoekt automatisch notulen, splitsingsaktes, reglementen en andere opgeslagen documenten.
Voorheen kostte het uitzoeken van een specifieke vraag, bijvoorbeeld of airco’s zijn toegestaan of wanneer schilderwerk is uitgevoerd, al snel 15 tot 30 minuten. Vooral bij nieuwere VvE’s betekende dit handmatig zoeken in akten en vergaderbesluiten. Met de kennisagent is dit proces aanzienlijk verkort. De medewerker stelt een gerichte vraag en ontvangt direct een antwoord, inclusief verwijzing naar het brondocument in TwinQ VvE Software.
Dat levert niet alleen tijdswinst op, maar ook extra controle. “Je ziet direct waar het antwoord vandaan komt. Dat geeft zekerheid richting het bestuur én bewoners.”
Daarnaast ondersteunt de kennisagent bij het opstellen van correspondentie. Op basis van relatiegegevens in TwinQ VvE Software kan een conceptbrief of e-mail worden gegenereerd, bijvoorbeeld voor het opvragen van een offerte. Dit beperkt handmatige handelingen en zorgt voor consistente communicatie.
‘Je ziet direct waar het antwoord vandaan komt. Dat geeft zekerheid richting het bestuur én bewoners.’
Naast inhoudelijke kennisvragen speelt e-mailverwerking een grote rol in het dagelijks beheer. BMA ontvangt dagelijks tientallen berichten, van onderhoudsmeldingen tot eigendomsoverdrachten en facturen.
De e-mailagent van Tripleblue, gekoppeld aan TwinQ VvE Software, herkent automatisch bij welke VvE een bericht hoort en categoriseert dit op onderwerp, zoals onderhoud, schade of financiële administratie. Dit zorgt direct voor overzicht.
“Voorheen kostte het veel tijd om te bepalen wat urgent is en wat kan wachten. Nu zie je bij het openen van je mailbox direct waar actie nodig is.”
Ook binnen het team biedt dit voordelen. Taken kunnen worden verdeeld op basis van functie. Onderhoudsvragen komen bij de technisch verantwoordelijke terecht, financiële zaken bij de financieel beheerder. Hierdoor vervalt een deel van het handmatig doorzetten van e-mails.
Belangrijk is dat de inrichting per gebruiker kan worden aangepast. Niet iedere medewerker werkt op dezelfde manier. De flexibiliteit om mappen en regels zelf in te richten, zorgt ervoor dat de toepassing aansluit bij de werkwijze van het team.
Volgens Lars zit de grootste winst niet alleen in tijdsbesparing, maar vooral in focus. Routinetaken verlopen sneller en consistenter, waardoor minder correcties achteraf nodig zijn. Hierdoor blijft ruimte over voor persoonlijk contact met besturen en bewoners.
“Wij kennen in veel gevallen de mensen achter de voordeur. Dat is onze kracht als lokale beheerder. Door processen te optimaliseren binnen TwinQ VvE Software, kunnen we die betrokkenheid behouden, ook als we geleidelijk groeien.”
De inzet van AI betekent voor BMA geen vervanging van persoonlijk contact, maar ondersteuning in het dagelijkse werk. Administratieve handelingen worden efficiënter ingericht, zodat het team zich kan richten op advisering, begeleiding van vergaderingen en ondersteuning bij complexe vraagstukken.
‘Wij kennen in veel gevallen de mensen achter de voordeur. Dat is onze kracht als lokale beheerder. Door processen te optimaliseren binnen TwinQ VvE Software, kunnen we die betrokkenheid behouden, ook als we geleidelijk groeien.’
Voor BMA Harderwijk is de keuze om TwinQ VvE Software en de toepassingen van Tripleblue actief te benutten voor procesoptimalisatie een bewuste stap; niet om zo snel mogelijk te groeien, maar om verantwoord te groeien met behoud van kwaliteit en bereikbaarheid.
Door te investeren in efficiëntere processen ontstaat ruimte om meer VvE’s te ondersteunen zonder concessies te doen aan persoonlijke betrokkenheid. De kern van deze ontwikkeling is helder: met hetzelfde team zorgvuldig blijven werken, met behoud van overzicht, kwaliteit en vertrouwen.
Benieuwd hoe BMA Harderwijk uitgroeide van vier naar bijna honderd VvE’s en waarom digitalisering een belangrijke rol speelt in hun aanpak? Lees ook de eerdere klantcase over de groei en ontwikkeling van het familiebedrijf.
Bjorn komt snel bij je langs.
We vertellen je graag alles over onze VvE software. Na een korte introductie laten we je het complete pakket zien en vertellen we je over de kracht van TwinQ. We bespreken o.a.:
En natuurlijk nemen we ook de tijd voor al je vragen omtrent onze VvE Software.
Samenwerken
Efficiëntie