Technisch beheer
leestijd 4 minuten
Direct VvE Beheer is een familiebedrijf dat sinds 2020 actief is in het professioneel beheren van Verenigingen van Eigenaars. Vanuit persoonlijke ervaring zag oprichter Alexander Noort hoe gebrekkige vastlegging, versnipperde communicatie en onduidelijke verantwoordelijkheden in het beheer tot onrust kunnen leiden. Samen met zijn zoon Swen werkt hij sindsdien aan een andere benadering: helder, juridisch correct en volledig transparant.
Binnen die aanpak speelt slimme software een centrale rol. Al sinds de oprichting werkt Direct VvE Beheer met TwinQ VvE Software, waarbij nieuwe functies direct worden getest en toegepast. Eén van de meest recente toevoegingen is Dossier Linq, een functie die e-mailverkeer rechtstreeks koppelt aan relevante onderdelen in het systeem. “Voor ons is dat geen technische innovatie om de innovatie,” stelt Swen. “Het is een manier om rust en overzicht te creëren, voor onszelf én voor de VvE’s die we begeleiden.”
In het dagelijks beheer speelt communicatie per e-mail een grote rol: van schadeafhandelingen en contractupdates tot meldingen van bewoners over onderhoud. Voorheen werden deze berichten handmatig verwerkt. “Je kreeg een mail van een verzekeraar, downloadde de bijlage, sloeg het lokaal op, zocht het juiste dossier in TwinQ en voegde het toe. Dat klinkt overzichtelijk, maar op drukke momenten of bij meerdere betrokkenen raakt het proces versnipperd,” legt Swen uit.
Dossier Linq verandert dat fundamenteel. “We hebben een map in onze mailomgeving aangemaakt waarin we relevante e-mails kunnen slepen. Die komen direct beschikbaar in de software van TwinQ, waar we ze met één klik koppelen aan het juiste contract, schadegeval of reparatieverzoek, compleet met datum, afzender en inhoud.”
Dit lijkt misschien een kleine verbetering, maar de impact is groot. “Juist in VvE-beheer draait het om volledigheid en betrouwbaarheid,” aldus Alexander. “Wat vandaag onbelangrijk lijkt, kan over vijf jaar ineens cruciaal bewijs zijn. Door structureel te archiveren, voorkomen we misverstanden en kunnen we altijd laten zien wat er is afgesproken of gemeld.”
‘Juist in VvE-beheer draait het om volledigheid en betrouwbaarheid.’
De keuze voor digitalisering is voor Direct VvE Beheer altijd gekoppeld aan inhoud. “We merken dat VvE’s behoefte hebben aan overzicht en houvast,” vertelt Alexander. “Maar je kunt alleen helder communiceren als je dossier op orde is. Dat begint bij het consequent vastleggen van wat er gebeurt, en wie daarbij betrokken is.”
Met Dossier Linq wordt dat eenvoudiger. “We hoeven niet meer te zoeken in e-mailboxen of losse bestanden. Alles is gecentraliseerd en terug te vinden. Daardoor kunnen we beter adviseren, sneller reageren én zorgen we dat iedereen toegang heeft tot de juiste informatie.”
Voor de klant betekent dit minder afhankelijkheid van personen en meer grip op het proces. “Stel dat er een bestuurswissel plaatsvindt of een bewoner vragen heeft over een schade uit het verleden, dan kunnen we direct het volledige verloop laten zien. Dat geeft vertrouwen.”
Direct VvE Beheer maakt actief deel uit van de gebruikersgroep die nieuwe functionaliteiten in TwinQ VvE Software test en van feedback voorziet. “We geloven in vooruitdenken en investeren graag tijd in vernieuwing die waarde toevoegt,” zegt Swen. “Dossier Linq is daar een goed voorbeeld van. We werkten al digitaal, maar dit zorgt voor een volgende stap in het borgen van informatie.”
De functie is pas sinds anderhalve maand actief in hun organisatie, maar de eerste reacties zijn positief. “Het is laagdrempelig in gebruik, maar heeft veel effect. We zien direct verschil in snelheid, overzicht en consistentie. En dat vertaalt zich uiteindelijk in betere dienstverlening.”
‘We geloven in vooruitdenken en investeren graag tijd in vernieuwing die waarde toevoegt.’
Voor Direct VvE Beheer is goed beheer meer dan het uitvoeren van taken, het is het organiseren van collectief eigenaarschap op een manier die werkt, nu én later. “Technologie is voor ons geen doel, maar een hulpmiddel,” besluit Alexander. “Het ondersteunt ons in wat we willen zijn voor onze klanten: een partner die meedenkt, vooruitkijkt en zorgt dat zaken kloppen, ook als het spannend wordt. Dossier Linq helpt ons om die belofte waar te maken.”
Bjorn komt snel bij je langs.
We vertellen je graag alles over onze VvE software. Na een korte introductie laten we je het complete pakket zien en vertellen we je over de kracht van TwinQ. We bespreken o.a.:
En natuurlijk nemen we ook de tijd voor al je vragen omtrent onze VvE Software.
Samenwerken
Efficiëntie