Van frustratie naar oplossing

“Ik woonde zelf in een VvE waar de samenwerking met de toenmalige beheerder niet naar verwachting verliep,” vertelt Alexander. “Dat bracht me aan het denken: wat is er nodig voor goed beheer, wat ontbreekt er in de markt? Mijn achtergrond in bouwkunde en financiën sloot precies aan op die behoefte.” Dat werd de basis voor Direct VvE Beheer, dat vanaf de start koos voor samenwerking met TwinQ. “De keuze voor TwinQ was bewust – de software stelt ons in staat om transparant en efficiënt te werken. Zeker in de coronaperiode, waarin fysieke vergaderingen niet mogelijk waren, bood TwinQ direct digitale alternatieven.”

Efficiëntie als groeimotor

Swen Noort, verantwoordelijk voor marketing en digitalisering binnen het bedrijf, ziet TwinQ als een belangrijke factor in de groeiambitie van Direct VvE Beheer. “We beheren inmiddels zo’n 75 VvE’s, en willen doorgroeien naar enkele honderden. Dankzij TwinQ kunnen we processen schaalbaar inrichten. Denk aan het digitaliseren van VvE-overdrachten, iets wat vroeger tijdrovend en foutgevoelig was. Dat proces verloopt nu in enkele klikken, mits beide partijen ook met TwinQ VvE Software werken.”

Ook wanneer een VvE nog geen gebruik maakt van de software, is er winst te behalen. “Dan krijgen we bijvoorbeeld een overzicht in Excel of PDF van de oude beheerder. Dankzij de importfuncties van TwinQ VvE Software kunnen we die data efficiënt inlezen.”

Transparantie als kernwaarde

Volgens Alexander is er in de markt een duidelijke behoefte aan helder en correct VvE-beheer. “We nemen altijd de splitsingsakte als uitgangspunt. In de praktijk zien we regelmatig dat er beslissingen zijn genomen die daar niet volledig op aansluiten – soms uit onwetendheid, soms vanuit praktische overwegingen. Op lange termijn kan dat echter tot onduidelijkheid of problemen leiden.”

Swen vult aan: “Een voorbeeld is het onderhoud aan kozijnen. In sommige VvE’s zijn bewoners hier jarenlang zelf verantwoordelijk voor geweest, terwijl de splitsingsakte aangeeft dat het gemeenschappelijk eigendom betreft. Zolang iedereen het ermee eens is, lijkt er weinig aan de hand. Maar zodra een nieuwe bewoner hier vragen over stelt, kan het juridische gevolgen hebben. Daarom is het belangrijk om vanaf het begin duidelijkheid te bieden en binnen de juiste kaders te blijven werken.”

Professionalisering als basis voor vertrouwen

Direct VvE Beheer positioneert zich dan ook niet alleen als beheerder, maar als partner in zekerheid. “Een professioneel beheerdossier is geen overbodige luxe, maar noodzaak,” zegt Alexander. “Wij leggen die basis. Dat betekent: werken volgens de regels, inzicht bieden aan leden via het portaal van TwinQ, en duidelijke communicatie over de onderhoudsplanning en financiële situatie.”

Met die aanpak wordt ook nadrukkelijk het langetermijnbelang van VvE’s bewaakt. “We willen voorkomen dat goedkoop wonen op korte termijn leidt tot problemen op lange termijn.” stelt Swen. “Samen met TwinQ stellen we een MJOB op, een Meerjaren Onderhouds Begroting. Daarmee krijgen we een duidelijk beeld van het benodigde onderhoud en de bijbehorende kosten, zodat er op tijd gespaard wordt en financiële verrassingen worden voorkomen.”