Transparantie
Slimmer notuleren met Tripleblue: VvE Metea digitaliseert besluitvorming
leestijd3 minuten
VvE Metea met als slogan ‘Innovatief VvE Beheer’ werkt continu aan het verbeteren van processen binnen het VvE-beheer. Een recent voorbeeld daarvan is de inzet van notuleersoftware van Tripleblue. Deze oplossing ondersteunt beheerders bij het notuleren van vergaderingen en helpt daarmee de werkdruk te verlagen én de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen.
‘Door onze werkwijze te standaardiseren met software werken we uniformer en transparanter’
Bij VvE Metea staan kwaliteit, innovatie en samenwerking centraal. Niet alleen intern, via werkgroepen en projectteams, maar ook in de samenwerking met partners. Zo werd afgelopen jaar gestart met een project voor de inzet van notuleersoftware, in nauwe samenwerking met Tripleblue.
“Het maken van notulen is een belangrijk onderdeel van ons werk,” vertelt Ron Steinkuhler, innovatiemanager bij VvE Metea. “Maar het is ook tijdrovend en gevoelig voor interpretatie. Zeker bij drukke vergaderseizoenen wil je kunnen vertrouwen op een methode die zowel snel als accuraat is.” Die behoefte was de aanleiding om samen met Tripleblue te verkennen wat technologie hierin kan betekenen.
De notuleersoftware van Tripleblue ondersteunt beheerders bij het gestructureerd vastleggen van besluiten, het automatisch genereren van conceptnotulen en het terugvinden van informatie. “Wat voorheen met de hand gebeurde, gebeurt nu voor een groot deel geautomatiseerd,” aldus Ron. “Dat betekent niet dat we als beheerders niets meer hoeven te doen – maar het helpt enorm om efficiënter te werken en fouten te voorkomen.”
‘De notulen zijn direct gekoppeld aan onze vergaderingen in TwinQ, wat tijd bespaart en fouten voorkomt’
De software van Tripleblue werkt naadloos samen met TwinQ VvE Software, het platform waarmee VvE Metea ook andere beheertaken uitvoert. “De integratie met de software van TwinQ is voor ons essentieel,” licht Peter Stremler, kwaliteitsmanager bij VvE Metea, toe. “De notulen zijn direct gekoppeld aan de vergaderingen die al in TwinQ VvE Software zijn gepland en besluiten worden automatisch gelinkt aan de juiste administratieve processen.” Die koppeling zorgt ervoor dat informatie op één plek beschikbaar is en dubbel werk wordt voorkomen. “Dat scheelt niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten en versnelt de opvolging.”
Ook voor Peter sluit de software goed aan bij de bredere kwaliteitsdoelen van de organisatie. “Het gaat niet alleen om snelheid, maar ook om uniformiteit en transparantie. Door de werkwijze te standaardiseren met behulp van software, verklein je de kans op misverstanden en werk je overzichtelijker – ook richting onze klanten.”
De eerste ervaringen met de software zijn positief. “We hebben gemerkt dat het gebruik laagdrempelig is,” zegt Peter. “En waar nodig kunnen we meedenken met de ontwikkelaars van Tripleblue over hoe het nog beter kan. Die wederzijdse betrokkenheid maakt de samenwerking waardevol.”
Hoewel de software al in gebruik is, wordt er continu doorontwikkeld. “Tripleblue staat open voor feedback en dat past goed bij hoe wij zelf werken,” legt Ron uit. “We denken niet in kant-en-klare eindproducten, maar in stappen vooruit.” Zo blijft VvE Metea actief betrokken bij de optimalisatie van de tool en worden concrete praktijkervaringen meegenomen in de verdere ontwikkeling.
Voor Ron en Peter is deze aanpak typerend voor de manier waarop VvE Metea innovatie benadert: niet als doel op zich, maar als middel om de dienstverlening structureel te verbeteren. “Wij willen werkprocessen niet alleen makkelijker maken voor onszelf, maar ook betrouwbaarder voor de klant. Daar draagt deze software aantoonbaar aan bij.”
De samenwerking met Tripleblue stopt niet bij de notuleersoftware. Op de achtergrond wordt al gewerkt aan een volgende stap: een AI-agent die VvE-beheerders actief ondersteunt bij inhoudelijke vraagstukken. VvE Metea is één van de eerste beheerders die meewerkt aan het testen van deze toepassing.
“Dat is echt veelbelovend,” vertelt Peter. “We hebben de AI-agent strikvragen voorgelegd en waren positief verrast over de kwaliteit van de antwoorden – en dat terwijl het nog een bèta-product is. Als dit zo doorgaat, zie ik daar veel potentie in.”
Zodra de AI-agent verder is ontwikkeld, spreken we VvE Metea opnieuw om die volgende stap en de impact van deze technologische ontwikkeling uitgebreider te belichten.
Bjorn komt snel bij je langs.
We vertellen je graag alles over onze VvE software. Na een korte introductie laten we je het complete pakket zien en vertellen we je over de kracht van TwinQ. We bespreken o.a.:
En natuurlijk nemen we ook de tijd voor al je vragen omtrent onze VvE Software.
Samenwerken
Efficiëntie